Eine Information im Akt finden, einen Vorgang nachvollziehen, einen Antwortentwurf vorbereiten: An diesen Aufgaben zeigt sich, welchen Nutzen KI für die öffentliche Verwaltung haben kann.
Beim Fabasoft eGov-Day am 15. September 2026 im Palais Niederösterreich in Wien stand deshalb die Frage im Mittelpunkt, wie intelligente Unterstützung im Arbeitsalltag ankommt und wie die Verwaltung dabei die Verantwortung für ihre Entscheidungen behält. Über 150 Gäste diskutierten unter dem Motto „Government with Trusted Intelligence“ über KI im elektronischen Akt, den neuen KI-Assistenten Fabi und durchgängige digitale Verfahren.
Matthias Wodniok, Mitglied des Vorstandes von Fabasoft, eröffnete den Tag im Gespräch mit Moderatorin Mariella Gittler und setzte den inhaltlichen Rahmen für die Veranstaltung. Expert:innen aus dem Behördenumfeld nutzten das besondere Ambiente des Palais für den branchenübergreifenden Austausch und neue Perspektiven auf den Einsatz von KI.
KI im ELAK: Vorhandenes Wissen schneller erschließen
Der elektronische Akt (ELAK) führt Dokumente, Abstimmungen und Entscheidungen zu einem Vorgang zusammen. Je umfangreicher ein Akt wird, desto aufwendiger kann es sein, eine bestimmte Information zu finden oder sich einen Überblick zu verschaffen.
Hier setzt das gemeinsam mit dem Bundesrechenzentrum und dem Bundeskanzleramt umgesetzte Projekt an: KI-Funktionen ermöglichen es, Inhalte direkt im ELAK abzufragen und zusammenzufassen. Beschäftigte können Fragen zu einem Akt stellen und sich bei der Recherche unterstützen lassen, ohne dafür in eine andere Arbeitsumgebung wechseln zu müssen.
Philipp Strokosch, Geschäftsführer von Fabasoft Austria, und Harald Henry Maderbacher, Leiter ELAK im Bund beim Bundesrechenzentrum, erläuterten die Umsetzung. Innerhalb weniger Monate entstand eine Anwendung für den praktischen Einsatz. Martin Böhm aus dem Bundeskanzleramt ergänzte im Programmpunkt „Customer Insights“ die Perspektive der Verwaltung auf das Projekt.
Der Nutzen liegt im leichteren Zugang zu vorhandenem Wissen: Informationen aus umfangreichen Akten werden für die weitere Bearbeitung schneller erschließbar. Die fachliche Bewertung bleibt bei den Beschäftigten.
Fabi: Von der Auskunft zur Unterstützung bei Arbeitsschritten
Während beim vorgestellten Projekt „KI im ELAK“ das Abfragen und Zusammenfassen von Informationen im Mittelpunkt stand, zeigte die Präsentation von Fabi einen weiterführenden Ansatz: KI unterstützt auch bei der Vorbereitung konkreter Arbeitsschritte. Stefan Arnold, Head of Fabasoft eGov-Suite, stellte Fabi als neuen agentischen KI-Assistenten der Fabasphere vor. „Agentisch“ bedeutet hier, dass der Assistent nicht nur Antworten liefert, sondern definierte Aufgaben bearbeiten kann.
Ein vorgestelltes Beispiel: Auf Basis eines bestehenden Vorgangs erstellt Fabi einen Antwortvorschlag und überträgt relevante Informationen in eine vorbereitete Vorlage. Mitarbeitende müssen die benötigten Inhalte damit nicht vollständig selbst zusammensuchen und in den Entwurf übernehmen. Sie prüfen den Vorschlag und entscheiden über seine weitere Verwendung.
Das macht die Rollenverteilung konkret: Die KI unterstützt die Vorbereitung, die fachliche Verantwortung bleibt beim Menschen. Für den Einsatz zählt deshalb nicht allein, welche Aufgaben ein Assistent technisch übernehmen kann. Ebenso wichtig ist, welche Informationen er verwenden darf und an welchen Stellen Mitarbeitende die Ergebnisse prüfen.
Von der Idee zum belastbaren Use Case
Wie aus technologischen Möglichkeiten konkrete Unterstützung entsteht, war Thema einer Breakout-Session. Denn künstliche Intelligenz entfaltet ihren Wert nicht dadurch, dass sie möglichst viel kann. Entscheidend ist, ob sie eine Aufgabe im Arbeitsalltag sinnvoll übernimmt. In der Fabasoft eGov-Suite kann KI direkt an bestehende Prozesse anknüpfen. Informationen lassen sich aus Dokumenten extrahieren, Zusammenfassungen erstellen und nächste Bearbeitungsschritte vorbereiten. Das Prinzip bleibt dabei dasselbe: Die Technologie kommt in den bestehenden Arbeitskontext – nicht umgekehrt.
Verantwortung gehört zur Umsetzung
Welche Voraussetzungen KI für den produktiven Einsatz braucht, beleuchtete Dr. Jeannette Gorzala in ihrem Gastvortrag zu AI Governance im öffentlichen Bereich. Sie machte deutlich, dass KI-Projekte für den produktiven Einsatz klare Rahmenbedingungen, passende Zuständigkeiten und die Einhaltung der Vorgaben des AI Act brauchen. Start-ups können KI zwar schnell entwickeln und erste Prototypen umsetzen. Fehlen jedoch die notwendigen Strukturen und Vorgaben, bleiben solche Projekte in der Verwaltung aus ihrer Sicht häufig auf dem PoC-Status beschränkt.
Für Verwaltungen stellt sich damit neben der technischen auch eine organisatorische Aufgabe: Sie müssen festlegen, wer den Einsatz verantwortet, wie Ergebnisse geprüft werden und wie KI in bestehende Abläufe eingebunden wird. Ein funktionierender Prototyp allein beantwortet diese Fragen noch nicht. Daran knüpfte auch die Breakout-Session zu KI-Anwendungsfällen an. Informationen aus Dokumenten extrahieren, Inhalte zusammenfassen oder nächste Bearbeitungsschritte vorbereiten: Entscheidend ist, welche dieser Funktionen eine konkrete Aufgabe sinnvoll unterstützt. Der Ausgangspunkt ist der Arbeitsalltag der Beschäftigten.
Government Cloud: Das Betriebsmodell mitdenken
Neben Funktionen und Zuständigkeiten gehört die Betriebsumgebung zur Entscheidung über den KI-Einsatz. Stefan Grasserbauer, Head of PS eGov AT, stellte die Government Cloud als spezialisiertes Angebot für die öffentliche Verwaltung vor und ordnete sie anhand des CADA-Modells ein. Zur Einordnung: Die Fabasoft eGov-Suite unterstützt die Arbeit mit Akten und Verfahren. Ihre technologische Basis ist der Fabasphere AI Core, der Fabasoft Cloud und Mindbreeze AI verbindet. Die Government Cloud ist ein Betriebsmodell der Fabasphere, das ausschließlich der öffentlichen Verwaltung zur Verfügung steht.
Für Behörden geht es dabei um konkrete Fragen: Wo werden Daten verarbeitet? Wer betreibt die Systeme? Und wie lassen sich bestehende Installationen weiterentwickeln? Fabasoft begleitet die Migration in die Government Cloud und die Weiterentwicklung der Anwendungen. Die Wahl des Betriebsmodells ist damit Teil der Planung – ebenso wie der Funktionsumfang und die organisatorischen Voraussetzungen.
Digitale Verfahren: Was nach dem Absenden eines Antrags passiert
Ein weiterer Schwerpunkt des Tages waren integrierte Fachverfahren und Online-Services. Ihr Nutzen zeigt sich besonders dort, wo die digitale Bearbeitung über das Online-Formular hinausgeht: Ein Antrag geht ein, wird einem Verfahren zugeordnet und bearbeitet. Fehlende Unterlagen lassen sich nachreichen, Rückfragen und Statusinformationen bleiben Teil des Ablaufs.
Ein Praxisbeispiel ist das Serviceportal „mein.vorarlberg.at“ des Landes Vorarlberg. Es nutzt die Online-Services der Fabasoft eGov-Suite und ist an das Dokumentenmanagementsystem V-DOK angebunden. Antragstellende können Verwaltungsleistungen online beantragen, bei entsprechend unterstützten Anträgen Unterlagen nachreichen und den Bearbeitungsstatus einsehen.
Fachverfahren lassen sich mit Low-Code-/No-Code-Funktionen in der Fabasoft eGov-Suite abbilden. Daten, Dokumente und Aufgaben bleiben dabei im gemeinsamen Arbeitskontext. KI kann ergänzend bei der Eingangsbearbeitung unterstützen, etwa indem sie Anträge klassifiziert oder relevante Informationen extrahiert. Welche Funktionen eingesetzt werden, hängt vom jeweiligen Verfahren ab.
Auch die Weiterentwicklung der Fabasoft eGov-Suite setzt bei konkreten Arbeitsschritten an. Dokumente lassen sich mit Collabora Online direkt bearbeiten, digitale Signaturen am Point of Service unterstützen die Freigabe. Neue Low-Code-Schnittstellen verbinden externe Systeme mit bestehenden Prozessen. So zieht sich ein Gedanke durch die verschiedenen Bereiche: Informationen sollen nicht nur digital vorliegen, sondern dort nutzbar werden, wo der nächste Arbeitsschritt entsteht.
Innovation Lounge: Anwendungen genauer kennenlernen
Am Nachmittag bekam diese Verbindung der Themen einen eigenen Raum. Erstmals lud die Fabasoft Innovation Lounge dazu ein, die Themen des Tages nicht nur aus der Distanz zu betrachten, sondern sie selbst näher zu erleben. Vier Insight Hubs griffen die zentralen Bereiche auf: künstliche Intelligenz, Government Cloud, integrierte Fachverfahren und Online-Services.
Damit setzte die Innovation Lounge einen bewusst neuen Blickwinkel zum Bühnenprogramm. Nach Vorträgen und Diskussionen ging es nicht mehr nur darum, was technologisch möglich ist. Die Gäste konnten genauer betrachten, wie sich diese Möglichkeiten in bestehende Verwaltungsarbeit einfügen.
Die Vorstellung von Fabi bot dabei Anlass für konkrete Fragen: Welche Informationen nutzt der Assistent? Wie entsteht ein Antwortvorschlag? Welche Aufgaben kann er übernehmen – und wo ist eine Prüfung durch Mitarbeitende erforderlich? Auch bei Fachverfahren und Online-Services stand die Einbindung in bestehende Verwaltungsabläufe im Mittelpunkt.
Was die Verwaltung mitnehmen kann
Der Fabasoft eGov-Day zeigte drei miteinander verbundene Entwicklungen: KI erschließt vorhandenes Wissen im ELAK, Assistenten wie Fabi unterstützen bei Arbeitsschritten, und digitale Fachverfahren verbinden Antragstellung und Bearbeitung.
Für die Praxis kommt es darauf an, einen konkreten Anwendungsfall auszuwählen und Funktionen, Datenzugriff sowie Verantwortlichkeiten gemeinsam zu betrachten. So wird aus einer technischen Möglichkeit eine Unterstützung, die sich in den Verwaltungsalltag einfügt. Dafür steht „Government with Trusted Intelligence“: Informationen gezielt nutzbar machen, Beschäftigte bei ihrer Arbeit unterstützen und die Verantwortung für Entscheidungen klar zuordnen.
