Vom ersten Antrag bis zum Bescheid erwarten Bürger:innen und Unternehmen einen digitalen Verwaltungsservice ohne Medienbrüche. Tobias Abthoff, Fabasoft Deutschland Geschäftsführer erklärt, wie die Online-Services der Fabasoft eGov-Suite diesen Anspruch erfüllen und wie künstliche Intelligenz sowie Low-Code-/No-Code-Technologien Prozesse vereinfachen und Beschäftigte im Arbeitsalltag entlasten.
Bürger:innen erwarten heute digitale Verwaltungsleistungen, die einfach funktionieren und jederzeit verfügbar sind. Welche Anforderungen muss eine moderne Verwaltung aus Ihrer Sicht erfüllen?
Eine moderne Verwaltung richtet ihre Services konsequent an den Bedürfnissen der Menschen aus. Angebote müssen rund um die Uhr erreichbar, verständlich, barrierefrei und sicher sein. Gleichzeitig erwarten Bürger:innen und Unternehmen eine transparente Kommunikation. Sie möchten wissen, ob ihr Antrag eingegangen ist, ob Unterlagen fehlen und wann sie mit einer Entscheidung rechnen können. Niemand sollte wissen müssen, welche Stelle zuständig ist oder selbst sein Anliegen über verschiedene Kanäle verfolgen müssen. Moderne Verwaltungsservices verbinden deshalb eine einfache Bedienung mit Datenschutz und durchgängigen digitalen Prozessen. So entsteht ein nachvollziehbarer Dialog, der vom ersten Antrag bis zum Bescheid digital begleitet.
Viele Behörden bieten bereits Online-Formulare an. Was unterscheidet einen echten Online-Service davon?
Ein Online-Formular digitalisiert zunächst nur den Eingang eines Antrags. Danach beginnt häufig wieder Handarbeit: Daten werden übertragen, Anhänge heruntergeladen oder Unterlagen manuell abgelegt. Ein echter Online-Service führt den gesamten Prozess digital weiter. Er bestätigt den Eingang, erkennt fehlende Angaben, bindet Nachweise ein und übergibt alle Informationen strukturiert an die zuständige Stelle. Bereits bekannte Daten lassen sich erneut nutzen, statt sie mehrfach abzufragen. Antragstellende erhalten während der Bearbeitung transparente Statusinformationen und am Ende den Bescheid. Der Behördengang beginnt und endet damit digital – ohne Medienbrüche.
Die Online-Services der Fabasoft eGov-Suite verfolgen diesen Ansatz. Wie schaffen sie einen kontinuierlichen Dialog zwischen Verwaltung und Bevölkerung?
Antragstellende erfassen ihre Angaben online und laden die erforderlichen Dokumente direkt hoch. Nach dem Absenden erhalten sie unmittelbar eine Eingangsbestätigung. Während der Bearbeitung kann die Behörde fehlende Nachweise anfordern oder Rückfragen stellen. Ergänzende Informationen werden über denselben geschützten Zugang direkt dem Vorgang hinzugefügt. So ist der aktuelle Bearbeitungsstand jederzeit sichtbar und das Ergebnis ebenfalls digital verfügbar. Dadurch entsteht ein durchgängiger digitaler Dialog mit einer nachvollziehbaren Historie. Alle Beteiligten arbeiten im selben Verfahren, statt verschiedene Kommunikationskanäle parallel zu nutzen.
Transparenz spielt für Bürger:innen sowie Unternehmen eine zentrale Rolle. Welche Bedeutung haben Funktionen wie Statusabfragen, digitale Rückfragen oder der sichere Austausch von Dokumenten?
Transparenz schafft Vertrauen und entlastet alle Beteiligten. Wer den aktuellen Bearbeitungsstand kennt, muss nicht telefonisch nachfragen oder Unterlagen mehrfach einreichen. Digitale Rückfragen klären offene Punkte direkt im laufenden Verfahren. Der geschützte Austausch von Dokumenten sorgt dafür, dass sensible Informationen sicher übertragen und dem richtigen Vorgang zugeordnet werden. Gleichzeitig helfen verständliche Statusmeldungen dabei, den nächsten Schritt nachzuvollziehen. Antragstellende erkennen sofort, was bereits erledigt wurde, welche Angaben noch fehlen und wie das Verfahren weitergeht. Das macht Verwaltungsprozesse einfacher und nachvollziehbarer.
Welche Auswirkungen haben solche durchgängigen Prozesse auf die tägliche Arbeit der Beschäftigten und welchen Mehrwert haben Bürger:innen sowie Unternehmen davon?
Durchgängige digitale Abläufe schaffen Freiräume für fachlich anspruchsvolle Aufgaben oder persönliche Beratungsleistungen. Beschäftigte erfassen Informationen nicht mehrfach, müssen Unterlagen nicht sortieren und beantworten deutlich weniger Rückfragen. Vollständige Vorgänge gelangen schneller zur zuständigen Stelle, während standardisierte Abläufe Fehler vermeiden und Vertretungen erleichtern. Davon profitieren auch die Antragstellenden. Sie erhalten zügig Rückmeldungen, reichen fehlende Dokumente gezielt nach und müssen Angaben nicht erneut übermitteln. Das verkürzt die Durchlaufzeiten und verbessert den Service für alle Beteiligten.
Viele Menschen verbinden künstliche Intelligenz vor allem mit Chatbots. Tatsächlich arbeitet sie häufig im Hintergrund. Welche Aufgaben übernimmt KI innerhalb der Online-Services der Fabasoft eGov-Suite?
Künstliche Intelligenz entfaltet ihren Nutzen dort, wo viele Unterlagen und wiederkehrende Arbeitsschritte zusammenkommen. Mindbreeze AI liest Daten aus eingereichten Nachweisen aus, übernimmt relevante Angaben in den Antrag und erkennt fehlende Unterlagen. Sie ordnet eingehende Dateien automatisch dem richtigen Vorgang zu und prüft, ob diese zum Antrag gehören. So erkennt sie beispielsweise, ob tatsächlich ein Führerschein hochgeladen wurde oder versehentlich ein Katzenbild. Darüber hinaus klassifiziert sie Vorgänge, fasst Inhalte zusammen und bereitet sie für die weitere Bearbeitung auf. Das entlastet die Beschäftigten spürbar und verkürzt die Durchlaufzeit. Fabasoft verfolgt konsequent den Ansatz „Human in the Loop“. Die KI übernimmt wiederkehrende Vorarbeiten und stellt die relevanten Informationen für die Bearbeitung bereit. Die fachliche Prüfung und jede Entscheidung bleiben in der Hand der Beschäftigten.
Gesetze, Verwaltungsverfahren und Anforderungen ändern sich laufend. Wie helfen die Online-Services der Fabasoft eGov-Suite dabei, neue digitale Angebote schneller bereitzustellen oder bestehende Prozesse anzupassen?
Mit den Low-Code-/No-Code-Technologien innerhalb der Online-Services gestalten Fachbereiche Formulare und Abläufe selbst. Sie ergänzen Felder oder passen Prozessschritte an, ohne für jede Änderung ein neues Projekt anzustoßen. Dadurch verkürzt sich der Weg von der fachlichen Idee bis zum fertigen digitalen Service deutlich. Gleichzeitig bleibt die IT für den technischen Rahmen verantwortlich. Sie sorgt für Sicherheit, Integrationen und einen stabilen Betrieb. Diese klare Aufgabenteilung verbindet fachliche Flexibilität mit einer verlässlichen technischen Grundlage und ermöglicht es Verwaltungen, neue Anforderungen schneller umzusetzen.
Wie entstehen aus künstlicher Intelligenz und Low-Code-/No-Code-Technologien digitale Services, die Beschäftigte, Bürger:innen und Unternehmen im Alltag spürbar entlasten?
Low-Code-/No-Code bildet den Ablauf eines Verwaltungsverfahrens ab. Fachbereiche legen fest, welche Angaben benötigt werden, welche Prüfungen erfolgen und welche Bearbeitungsschritte aufeinander folgen. Künstliche Intelligenz ergänzt diesen Ablauf, indem sie unstrukturierte Informationen aus Dokumenten verarbeitet. Bei einem Förderantrag liest sie beispielsweise Angaben aus Nachweisen aus, erkennt fehlende Unterlagen und bereitet den Vorgang für die zuständige Stelle vor. Der Fachbereich gestaltet den Prozess, die KI übernimmt wiederkehrende Vorarbeiten. Dadurch entstehen intelligente Online-Services, die Beschäftigte entlasten und Bürger:innen sowie Unternehmen schneller durch das Verfahren führen.
Welche Möglichkeiten eröffnen Low-Code-/No-Code-Technologien den Fachbereichen?
Fachbereiche kennen ihre Verfahren, Ausnahmen und typischen Rückfragen am besten. Dieses Wissen können sie direkt in digitale Formulare und Workflows einbringen. Sie erstellen Eingabemasken, formulieren Hinweise, modellieren Prozessschritte oder passen bestehende Services an. Dadurch lassen sich neue Anforderungen deutlich schneller umsetzen. Die IT schafft den verlässlichen technischen Rahmen. Sie bindet Identitäten und Fachverfahren an, setzt Sicherheitsvorgaben um, verantwortet Integrationen und sorgt für einen stabilen Betrieb. Es geht nicht darum, die IT zu ersetzen, sondern fachliches Wissen schneller in funktionierende digitale Services zu überführen.
Viele Verwaltungen beschäftigen sich derzeit mit der Digitalisierung einzelner Leistungen. Wo sehen Sie das größte Potenzial, daraus durchgängige digitale Verwaltungsprozesse zu entwickeln?
Das größte Potenzial liegt in einem durchgängigen digitalen Verwaltungsprozess. Wer nur den Antrag digitalisiert, verlagert den Medienbruch häufig in die interne Bearbeitung. Deshalb sollten Verwaltungen den gesamten Ablauf betrachten: vom Antrag bis zum Bescheid. Besonders geeignet sind Verfahren mit vielen Dokumenten und wiederkehrenden Arbeitsschritten. Bewährte Prozesse lassen sich anschließend auf weitere Leistungen übertragen. So entstehen digitale Verwaltungsservices, die Beschäftigte entlasten und Bürger:innen sowie Unternehmen schneller durch das Verfahren führen.
Aus Ihrer Erfahrung in Digitalisierungsprojekten: Was sind die wichtigsten Erfolgsfaktoren, damit Online-Services von allen Akteuren angenommen werden?
Erfolgreiche Projekte beginnen mit einem konkreten Bedarf und nicht mit möglichst vielen Funktionen. Fachbereiche, IT und spätere Nutzer:innen sollten den Prozess gemeinsam entwickeln und früh mit realistischen Anwendungsfällen testen. Verständliche Sprache, barrierefreie Services und eine einfache Bedienung sind dabei genauso wichtig wie klare Verantwortlichkeiten und messbare Ziele. Regelmäßiges Feedback hilft dabei, Angebote kontinuierlich weiterzuentwickeln und an den tatsächlichen Bedarf anzupassen. Ein guter Online-Service überzeugt nicht durch technische Komplexität, sondern dadurch, dass er im Alltag zuverlässig funktioniert und alle Beteiligten entlastet.
