Mit dem aktuellen Release setzt Fabasoft Approve neue Schwerpunkte bei der KI-gestützten Metadatenextraktion und schafft mehr Transparenz bei Qualitätskontrollpunkten. Darüber hinaus gibt es zusätzliche Möglichkeiten für Erinnerungs-Mails sowie einen gezielten Schutz vertraulicher Briefe und ihrer Anhänge.
KI-gestützte Metadatenextraktion mit mehr Flexibilität
Die KI-gestützte Metadatenextraktion bietet jetzt noch mehr Möglichkeiten, Informationen gezielt aus Dokumenten zu erfassen und für weitere Verarbeitungsschritte zu nutzen. Extraktionsdefinitionen lassen sich miteinander verknüpfen, sodass das System bestimmte Definitionen automatisch zuerst ausführt. Die dabei ermittelten Metadatenwerte können anschließend über Platzhalter direkt in weiteren Prompts zum Einsatz kommen.
Auch die Anwendbarkeit der Metadatenextraktion lässt sich flexibler steuern. Über Expressions lässt sich festlegen, ob das System eine Extraktion für ein bestimmtes Objekt ausführt. Gleichzeitig können Prompts dynamisch erzeugt werden, indem verschiedene Informationen miteinander kombiniert werden. So können Extraktionsdefinitionen und Prompts gezielt an die jeweiligen Anforderungen angepasst werden.
Qualitätskontrollpunkte mit eigenem Status
Qualitätskontrollpunkte lassen sich jetzt mit einem eigenen Status versehen. Dadurch lässt sich der aktuelle Fortschritt einzelner Kontrollpunkte und ihrer jeweiligen Phasen direkt abbilden und leichter nachvollziehen. Gerade bei umfangreichen Terminplänen schafft der Status einen schnellen Überblick über den Bearbeitungsstand.
Auch die Bearbeitung mehrerer Qualitätskontrollpunkte wurde angepasst. Die Kontrollpunkte lassen sich nun für jedes Dokument einzeln bearbeiten. Die gemeinsame Bearbeitung steht weiterhin zur Verfügung, um die dort verfügbaren Daten der Kontrollpunkte zu verwalten.
Erinnerungen flexibel steuern
Auch bei Erinnerungs-Mails gibt es mehr Möglichkeiten zur individuellen Konfiguration. Für Dokumente und andere Objekte lässt sich festlegen, welche Erinnerungen wann vor oder nach einem Fälligkeitsdatum versendet werden und über welchen Zeitraum weitere Erinnerungen erfolgen.
Die Einstellungen können auf Ebene der Konfiguration, des Projekts oder der Ablage hinterlegt werden. Ohne individuelle Konfiguration gilt weiterhin der Standard: Die erste Erinnerung erfolgt 14 Tage vor dem Fälligkeitsdatum, danach folgen wöchentliche Erinnerungen über einen Zeitraum von vier Wochen.
Vertrauliche Briefe mit geschützten Anhängen
Briefe lassen sich nun als vertraulich kennzeichnen und damit mit einem zusätzlichen Schutz für ihre Anhänge versehen. Während der Brief selbst nach dem Versand für User der Zielablage sichtbar bleibt, lässt sich der Zugriff auf die Anhänge gezielt einschränken.
Dafür wird das Feld „Vertraulich“ am Brief aktiviert. Die Anhänge können anschließend nur Benutzer:innen und Teams einsehen, die die entsprechenden Berechtigungen haben.
