Ein Antrag, der sich selbst vorbereitet oder eine Akte, die Fragen beantwortet. Was nach Zukunftsmusik klingt, war beim Fabasoft eGov-Day 2026 in Berlin bereits gelebter Alltag. Mehr als 200 Gäste aus Bund, Ländern und Kommunen füllten das Humboldt Carré und nahmen dabei vor allem eines mit: konkrete Antworten auf die Frage, wie künstliche Intelligenz die eigene Arbeit leichter macht.
Matthias Wodniok, Mitglied des Vorstandes von Fabasoft, eröffnete den Tag mit einer Keynote. Darin machte er deutlich, wohin sich die öffentliche Verwaltung bewegt und warum Vertrauen dabei zur wichtigsten Währung wird.
Vom Antrag zur Entscheidung
Damit aus einem online eingereichten Antrag ein durchgängiges digitales Verfahren wird, müssen Informationen und Arbeitsschritte ineinandergreifen. Dr. Tobias Abthoff, Geschäftsführer von Fabasoft Deutschland, und Andreas Voglmayr, BU Executive eGov Deutschland bei Fabasoft, zeigten, wie Online-Service, Workflow, künstliche Intelligenz und E-Akte dabei zusammenspielen. Der Workflow steuert die Bearbeitung, KI bereitet Informationen auf und die E-Akte stellt den Zusammenhang zwischen Dokumenten, Zuständigkeiten und Bearbeitungsschritten her. So stehen die benötigten Informationen im jeweiligen Arbeitsschritt bereit.
Besonders greifbar wurde das am Prinzip "Move the AI, not the Data". Statt Dokumente zu kopieren, bauten Abthoff und Voglmayr die fachliche Logik direkt in die E-Akte ein und erprobten sie am Beispiel von SPARK, der Plausibilitätsprüfung des Bundesministeriums für Digitales und Staatsmodernisierung. Für Behörden bedeutet das einen klaren Vorteil: Künstliche Intelligenz lässt sich nachrüsten, ohne gewachsene Strukturen aufzubrechen. Dabei bleibt die Entscheidung dort, wo sie hingehört: bei der zuständigen Fachkraft, nachvollziehbar dokumentiert im Audit-Trail.
Ein neuer Assistent namens Fabi
Stefan Arnold, Head of Fabasoft eGov-Suite, knüpfte mit seinem Vortrag "Intelligence you can trust" nahtlos an dieses Prinzip an. Er stellte Fabi, die Friendly Artificial Business Intelligence, im direkten Zusammenspiel mit der Fabasoft eGov-Suite vor. Fabi beantwortet Fragen zu laufenden Vorgängen, erstellt Antwortvorschläge und trägt Informationen selbstständig in vorbereitete Vorlagen ein.
Für Beschäftigte in der Verwaltung zählt dabei, welche Unterstützung im Arbeitsalltag ankommt. Fabi erstellt Antwortvorschläge und füllt vorbereitete Vorlagen mit relevanten Informationen aus. Damit unterstützt der Assistent Beschäftigte beim Zusammensuchen und Übertragen der benötigten Inhalte. Die fachliche Prüfung bleibt beim Menschen. Für einen verlässlichen Einsatz müssen außerdem die geltenden Anforderungen des AI Act erfüllt und die Datenverarbeitung sowie die Zugriffsrechte klar geregelt sein.
Souveränität durch Wahlfreiheit
Welches Betriebsmodell gibt einer Behörde wirklich Kontrolle über ihre Daten? Dieser Frage widmeten sich Ricarda Bogausch, CPM-Managerin bei Fabasoft Deutschland, und Jens Hagemann, Head of Sales eGov Deutschland, in ihrem gemeinsamen Vortrag zur Government Cloud.
In der Fabasphere verbinden sich Informationen, Prozesse und KI zu einem digitalen Ökosystem. Den technologischen Kern bilden die Fabasoft Cloud und Mindbreeze AI. Auf dieser gemeinsamen Basis arbeiten unterschiedliche Solutions, darunter die Fabasoft eGov-Suite und Fabasoft Talents. Die Government Cloud ist eines der Betriebsmodelle, mit denen sich die Fabasoft eGov-Suite betreiben lässt: eine Special Interest Cloud für die öffentliche Verwaltung, die zertifizierte Sicherheitsstandards mit spezialisiertem Betrieb verbindet.
Für Entscheider:innen in der Verwaltung liegt der eigentliche Gewinn nicht allein im Betrieb selbst. Er liegt in der Freiheit, das passende unterstützte Betriebsmodell zu wählen: Government Cloud, Private Cloud oder eine andere unterstützte Umgebung auf einer gemeinsamen technologischen Basis. Digitale Souveränität bedeutet eben nicht, alles selbst zu betreiben. Sie bedeutet, die Entscheidung darüber in der eigenen Hand zu behalten.
Die Personalakte wird zum Arbeitsplatz
Digitale Unterstützung lässt sich längst nicht mehr auf die klassische Aktenbearbeitung beschränken, das machten Jens Hagemann, Head of Sales eGov DE, und Alexander Giese, Consultant bei Fabasoft Deutschland, in ihrer Breakout-Session zu Fabasoft Talents deutlich. Ihre zentrale Botschaft an alle HR-Verantwortlichen: Eine digitale Personalakte schafft zusätzlichen Nutzen, wenn sie über die Ablage hinaus die täglichen Arbeitsschritte unterstützt.
Das beginnt bereits beim Eintritt neuer Mitarbeiter:innen. Unterlagen lassen sich direkt der richtigen Personalakte und dem passenden Register zuordnen. Strukturierte Register, eine schnelle Suche und KI-gestützte Funktionen helfen dabei, Inhalte rasch zu finden und direkt weiterzuverarbeiten. Auch Mitarbeitende können ausgewählte Vorgänge wie das Einreichen von Weiterbildungsnachweisen direkt anstoßen: Sie übermitteln das Dokument, Fabasoft Talents ordnet es der richtigen Personalakte zu und die Personalabteilung prüft den Vorgang. Über Schnittstellen lässt sich Fabasoft Talents zudem mit bestehenden Systemen wie SAP HCM oder SAP SuccessFactors verbinden, sodass ein Arbeitsbereich entsteht, der sich in die bestehende HR-Landschaft einfügt. Für Personalabteilungen bedeutet das am Ende vor allem eines: mehr Zeit für Recruiting, Personalentwicklung und die persönliche Betreuung der Belegschaft, weniger Zeit für administrative Routinen.
Nachfragen statt nur zuhören
In der Innovation Lounge konnten die Gäste die Themen des Tages im direkten Gespräch vertiefen und eigene Fragen einbringen. Vier Insight Hubs, darunter integrierte Fachverfahren, künstliche Intelligenz, Government Cloud und E-Akte Bund, luden zum direkten Austausch mit den Referent:innen ein. Besonders beim Thema E-Akte Bund wurde im Gespräch mit dem ITZBund deutlich, wie eng Fabasoft und die Bundesverwaltung mittlerweile zusammenarbeiten.
KI unterstützt, der Mensch entscheidet
Vom Förderantrag über Fabi bis zur Personalakte zog sich eine Frage durch die vorgestellten Beispiele: Wie gelangt künstliche Intelligenz dorthin, wo die Verwaltung tatsächlich arbeitet, ohne dass der Mensch die Kontrolle über seine Entscheidungen abgibt?
"Government with Trusted Intelligence" wurde beim Fabasoft eGov-Day Berlin 2026 anhand konkreter Anwendungen greifbar. Für Behörden ergibt sich daraus ein praktischer Ansatz, KI dort einzusetzen, wo sie bestehende Arbeitsschritte erleichtert, und dabei die fachliche Verantwortung, Zugriffsrechte und den Umgang mit Ergebnissen klar zu regeln.
